enova365 Handel
Koncepcja funkcjonalności zawarta pod pojęciem Handel została w systemie enova365 oparta o wykorzystanie czterech modułów: Handel (Fakturowanie, Gospodarka magazynowa, Zamówienia, Analizy handlowo-magazynowe), Ewidencja Środków Pieniężnych, Ewidencja Dokumentów (w zakresie ich rejestracji wraz z ewidencją VAT) oraz Kontrahentów i Urzędów.
System przeznaczony jest dla firm prowadzących działalność handlową (hurtową i detaliczną), usługową i w pewnym zakresie produkcyjną, operujących w różnych branżach gospodarki.
Faktury
Moduł Faktury zapewnia obsługę w zakresie ewidencjonowania dokumentów handlowych (w dowolnej walucie), towarów oraz usług. Moduł Ewidencji Środków Pieniężnych, uzupełniający funkcjonalność Faktury, dostarcza informacje o stanie rozrachunków z kontrahentami i stanie finansowym przedsiębiorstwa w oparciu o zarejestrowane dokumenty związane z płatnościami.
Bogaty wachlarz raportów pozwala analizować efektywność działań handlowych. Podstawowe funkcje to:
Program enova365 prowadzi ewidencję rozrachunków (z uwzględnieniem kompensat), posiada odpowiedni dla tego typu operacji zestaw dokumentów: noty odsetkowe, ponaglenia zapłaty, przelewy (w tym przelewy elektroniczne). System filtrów definiowanych przez Użytkownika zapewnia duże możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania w dowolnym momencie informacji istotnej dla Użytkownika.
W submodule Faktury generowane są następujące dokumenty: faktury sprzedaży i zakupu, w tym faktury zaliczkowe, wewnętrzne UE, faktury do paragonu, paragony, faktury korygujące.
Dokument sprzedaży umożliwia podział płatności, wprowadzając różne formy, terminy, a nawet płatników. Szeroki zakres filtrowania informacji daje Użytkownikowi znaczące możliwości analizowania danych dotyczących sprzedaży. Numeracja dokumentów jest definiowana przez Użytkownika.
Zamówienia
Zamówienia, zamówienia z rezerwacją, oferty – system prowadzi ewidencję wymienionych dokumentów. Mogą one funkcjonować samodzielnie lub być powiązane z dokumentami sprzedaży, zakupu lub magazynowymi. Możliwa jest częściowa realizacja zamówień, a następnie realizacja pozostałej części zamówienia.
Generator zamówień – enova365 posiada wbudowany mechanizm generowania zamówień do dostawców. Zamówienia takie mogą być automatycznie tworzone dla wskazanych towarów, dostawców. Generator ma możliwość uwzględnienia: obrotów w zadanym okresie czasu (ze współczynnikiem procentowym), stanu magazynu, stanów minimalnych i maksymalnych, istniejących zamówień do dostawców i od odbiorców, najkorzystniejszych cen.
Cennik
Lista Cennik jest miejscem przechowywania informacji w postaci kartotek towarowych, produktowych, recepturowych i usługowych. Jej podstawowym celem jest prezentacja cen oferty przedsiębiorstwa dla potrzeb wewnętrznych. Na potrzeby kontrahentów operator systemu korzysta z listy „Cennik kontrahenta”.
Karta towarowa zawiera dane o nazwie towaru, dostawcy, przechowuje wiele rodzajów numerów (kodów) identyfikacyjnych, jednostki, stawkę VAT, definiuje wartość narzutu i marży odpowiednio dla cen hurtowej i detalicznej (system pozwala zdefiniować dowolną liczbę automatycznie lub ręcznie naliczanych cen), określa stan minimalny i maksymalny itd. Odpowiednie zdefiniowanie kart umożliwia edycję nazw i opisów na dokumentach sprzedaży.
Karta towarowa
Dostarcza informacje o zasobach związanych z każdą dostarczaną partią towaru (partie towaru rejestrowane są jako odrębne pozycje, dzięki czemu operator ma możliwość sprzedaży ze wskazaniem partii z uwzględnieniem różnych cen zakupu bądź oznaczeń partii), o uzyskanej marży w powiązaniu z dokumentem i zbiorczo oraz o obrotach (lista wszystkich dokumentów związanych z towarem).
Ceny
enova365 pozwala na stworzenie dowolnej liczby cen. Ich wartość definiowana jest poprzez narzut, marżę, różnego rodzaju cechy kontrahenta i towaru. Mechanizm ten umożliwia automatyzację wyliczenia cen, wartości brutto i netto. Określenie wartości ceny podstawowej na karcie towaru (np. równej cenie zakupu) zapoczątkowuje proces automatycznego wyliczania pozostałych cen. Cenniki. Użytkownik może stworzyć, zapisać do pliku lub wydrukować wiele rodzajów cenników w różnych cenach. W zależności od zapotrzebowania są one tworzone dla kontrahenta, grupy towarów lub pełne w dowolnych, zapisanych w systemie cenach, także w walucie obcej.
Rabaty, rabaty grupowe, ceny grupowe i indywidualne, przeceny
enova365 wyposażona jest w mechanizm definiowania cen i rabatów grupowych oraz indywidualnych. Funkcjonalność ta realizowana jest przy pomocy wbudowanego kreatora. Ponadto możliwe jest odpłatne oprogramowanie specjalnie działających cen (np. uwzględniających obroty z kontrahentem). System wyposażony jest w łatwe w obsłudze mechanizmy grupowej przeceny kwotowej lub procentowej. Możliwy jest eksport cennika do arkusza kalkulacyjnego, a po korektach cen jego import.
Cechy
Mechanizm definiowanych przez Użytkownika pól umożliwia wprowadzanie dodatkowych informacji do systemu. Przy jego pomocy można np. opatrzyć towary datami o zdefiniowanym znaczeniu (upływ ważności atestu). Ten sam mechanizm pomoże określić np. lokalizację towaru w magazynie. Oznaczenie kartotek kontrahentów danymi akwizytorów pozwala na sortowanie wyników sprzedaży wg akwizytorów. Tak zdefiniowana cecha może być podstawą do stworzenia nowych analiz/raportów w przekrojach nieuwzględnionych w standardzie systemu, w tym przypadku np. sprzedaż przypadająca na akwizytora w zadanym okresie czasu.
Kontrahenci i urzędy
Słownik przechowuje dane o partnerach handlowych, bankach i urzędach. Podstawowe informacje w przypadku odbiorców towarów i usług to dane teleadresowe, NIP, formy i terminy płatności oraz przydzielony rabat. Na karcie można zarejestrować dowolną liczbę rachunków kontrahenta. Ponadto z poziomu karty kontrahenta użytkownik ma dostęp do rozrachunków i dokumentów rozliczeniowych, wszystkich dokumentów handlowo-magazynowych tego kontrahenta oraz wgląd w marżę uzyskaną na każdej partii towarowej.
Ewidencja dokumentów/ Ewidencja VAT
W tej części systemu dokonuje się ewidencjonowania każdego typu dokumentów, które podlegają księgowaniu. Po zatwierdzeniu w module Handel dokumentów magazynowych, sprzedaży i zakupu lub kasowo-bankowych, pojawiają się one w „Ewidencji dokumentów” automatycznie.
Moduł „Ewidencji dokumentów”, z punktu widzenia modułu Handel, umożliwia wprowadzanie dokumentów handlowych rejestrujących odpowiednie zapisy VAT i generujących zobowiązania lub należności, bez konieczności rejestrowania pozycji towarowo-usługowych tych dokumentów.
W jej ramach umieszczono dwie listy:
System wyposażony w inne moduły (Księga Handlowa i Inwentarzowa, Kadry Płace) gromadzi w „Ewidencji dokumentów” także memoriały, listy płac, polisy ubezpieczeniowe, amortyzację itp. Wprowadzone dokumenty mogą być przeksięgowane do dziennika automatycznie.
Ewidencja Środków Pieniężnych
Moduł umożliwia prowadzenie raportów kasowych i bankowych (w tym walutowych). Ewidencja służy do wystawiania i drukowania dokumentów KP i KW (na podstawie których sporządzany jest raport kasowy za dowolny okres) oraz do rejestracji wyciągów bankowych. Rozliczenia pomagają na bieżąco śledzić stan rozrachunków z kontrahentami (zobowiązania i należności). Funkcja jest wzbogacona o opcje naliczania odsetek oraz drukowania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda i poleceń przelewu (w tym przelewów elektronicznych).
Program prowadzi również ewidencję rozrachunków walutowych wraz z tabelą kursów i automatyczną ewidencją różnic kursowych bieżących i statystycznych na koniec roku. Na odpowiednich listach gromadzi także dokumenty rozliczeniowe takie jak: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, kompensaty, rozliczenie zaliczek i delegacji.
Magazyn
Moduł Magazyn zarządza gospodarką magazynową ewidencjonując towary, produkty i usługi (także receptury) oraz rejestrując ich przepływy w relacjach ilościowych i wartościowych (dla towarów i produktów) za pomocą dokumentów magazynowych.
W standardowym zestawie dokumentów systemu enova365 można wyróżnić: przyjęcie do magazynu, wydanie z magazynu, przesunięcie międzymagazynowe, rozchód/przychód wewnętrzny, inwentaryzacja, strata, nadwyżka i inne. W systemie można przechowywać dokumenty wzorcowe, które nie wpływają na stany magazynowe, a służą do szybkiego tworzenia innych dokumentów. Numeracja dokumentów jest definiowana.
Stany magazynowe
Lista „Stany magazynowe” jest miejscem dostarczania informacji zasadniczo o stanie i wartości towarów w magazynach na podstawie zarejestrowanych obrotów (wystawionych dokumentów), może także prezentować dane związane z ilością i stanem zarezerwowanych towarów. Kartoteki towarowe i produktowe posiadają ewidencję obrotów magazynowych (przychody/rozchody). Nie dotyczy to kartotek usługowych i recepturowych. System może podać stan na dowolny dzień w przeszłości.
W systemie zastosowano mechanizmy przeliczania jednostek. Można zastosować przeliczniki globalne w konfiguracji, obowiązujące dla wszystkich towarów lub indywidualne rejestrowane dla danego towaru na jego karcie. Możliwe jest przedstawienie stanu magazynu w jednostce alternatywnej.
Obsługa stanów magazynowych i ich wycena odbywa się w cenach rzeczywistych metodami FIFO, LIFO oraz uwzględnia sprzedaż towaru z wybranej partii. Możliwa jest realizacja obrotu wg cechy np. daty trwałości produktów spożywczych.
Mechanizm zamknięcia okresu magazynowego pozwala na wyliczenie i zapamiętanie stanu magazynowego wraz z poszczególnymi partiami magazynowymi składającymi się na ten stan. Daty zamknięć okresów stanowią punkty odniesienia dla wyliczanego stanu. Dzięki temu raporty, w tym stanu magazynu na dowolny dzień są wykonywane znacznie szybciej. Zamknięcie okresu magazynowego może być dokonane w dniu wskazanym przez Użytkownika.
Inwentaryzacja
System ewidencjonuje dokumenty inwentaryzacji. Na ich podstawie umożliwia stworzenie dokumentów typu Inwentaryzacja Strata i Inwentaryzacja Nadwyżka. Inwentaryzacja może być robiona w odniesieniu do stanu z dnia zamknięcia okresu magazynowego lub wg daty dokumentu inwentaryzacji (zalecany standard konfiguracji). Dokumenty straty i nadwyżki wynikające z różnicy pomiędzy stanem w systemie a inwentaryzacją robione są dopiero w momencie jego zatwierdzenia. Jednak odpowiednie raporty na bieżąco pozwalają określić wielkość straty i nadwyżki inwentaryzacyjnej.
Wydruki i raporty
System definiowanych filtrów daje duże możliwości w zakresie sporządzania zestawień i pozyskiwania informacji istotnej dla Użytkownika w dowolnym momencie. Poza wydrukami dokumentów i raportów Użytkownik ma możliwość wydrukowania list w zdefiniowanym przez siebie wyglądzie.
Urządzenia zewnętrzne
System współpracuje z wybranymi typami urządzeń zewnętrznych. Należą do nich: drukarki fiskalne, klawiaturowe i programowalne czytniki kodów, inwentaryzatory/kolektory danych, urządzenia mobilne dla handlowców.